Hoe staat het met jouw clean desktop policy?

Ik raakte laatst aan de praat met iemand toen ik ergens zat te flexwerken. We kwamen al vrij snel op onze werkzaamheden en overeenkomsten; namelijk het drukke gezinsleven goed combineren met ons zakelijke leven. En dat het soms echt rennen en vliegen is!

Ik vertelde hem hoe ik destijds op het ondernemers pad terecht was gekomen. Dat ik in verband met mijn verhuizing in de crisistijd ging solliciteren. En dat ik door die zoektocht tot het inzicht was gekomen dat ik als zelfstandig ondernemer veel meer toegevoegde waarde kon leveren dan bij opnieuw een baan in loondienst. Als ik namelijk terugkijk naar mijn loopbaan, dan werd ik het meest gelukkig op de functies waar ik het werkproces nog zelf kon opzetten en inrichten. Als de structuur eenmaal stond en een en ander draaide soepel, dan ging ik op zoek naar de volgende uitdaging.

Hij haakte hier meteen op in. Zo had hij het over zijn dagelijkse, drukke werkzaamheden en het feit dat hij zelf redelijk chaotisch is. En dat dit geen goede combinatie blijkt te zijn. Hij liet me zijn laptop zien. “Kijk, zo werk ik” zei hij. Waar ik zelf een prachtig berglandschap zie verschijnen op mijn bureaublad, stond die van hem vol documenten. Er was geen bergtop meer te zien. Hij zag mijn blik en schoot in de lach. Hij erkende zijn probleem en wilde er ook duidelijk iets aan doen. Zijn werk begon te leiden onder het gebrek aan structuur. Zijn hoofd zat vol. Net zo vol als zijn bureaublad waarschijnlijk…

Een leeg bureaublad betekent rust in je hoofd

Ik vertelde hem over de voordelen van het krijgen van rust en overzicht in je werk. Je creëert letterlijk ruimte in je hoofd om je helemaal te focussen op – de toekomst van – je onderneming. Daarnaast is het belangrijk om af en toe tijd te hebben om te kunnen sparren met anderen, even je oogkleppen af te gooien, nieuwe contacten op te doen en zo wellicht opdrachten te vinden waar je anders waarschijnlijk nooit bij uitgekomen was.

“Wist je dat je creativiteit en dadendrang pas vrijkomt als je hoofd weer wat leger is?

Ik ga zelf af en toe frisse lucht happen, kijk ’s avonds eens een filmpje en ga een keer heel op tijd naar bed. Toch even een moment nemen om je hoofd weer lucht te geven. Het eerste dat je meer lucht geeft, is een opgeruimd bureau. En daarmee bedoel ik vandaag de dag dus je bureaublad. Daar gaat het, net als bij mij gesprekspartner, te vaak mis. Wil je s ’ochtends vol goede moed en fris en fruitig aan je werkdag beginnen, hik je meteen aan tegen dat onoverzichtelijke bureaublad. En dus ook je hele achterliggende documentenstructuur. Dat is geen lekker begin, toch?

Ken je ze nog, die goedgevulde kantoorkasten van ‘vroeger’? Kastenladen vol, waar je regelmatig met je hand klem zat tussen de hangmappen. Gelukkig hebben we dat (meestal) niet meer, maar dat betekent niet dat het digitaal heel anders is. Niet zelden tref ik één grote vergaarbak van documenten aan. En dat gaat van kwaad tot erger, want het blijft zich – ook digitaal – alleen maar verder opstapelen.

Clean desktop policy, waar beginnen?

Dat moet dus anders, maar hoe pak je dat aan? Als ik klanten ondersteun in het structureren van hun werkzaamheden, dan moet ik eerst weten waar het over gaat. In welke ‘categorieën’ is het werk onder te verdelen? Welke structuren kunnen we ontdekken? Ik duik er inhoudelijk in, zodat ik een logische indeling van structuur en onderwerpen kan adviseren.

De stelregel is dat je eigenlijk niet meer dan vijf mappen hebt. Daaronder plaats je submappen indien nodig. In zo’n map moet je logischerwijs dan ook alles over dat onderwerp kunnen terugvinden. Dat voeren we door in je hele ‘archief’. Toen ik dat eens voor een enorm ingewikkeld archief deed, was het mooiste compliment dat ik kreeg er een van een uitzendkracht die het bedrijf nog helemaal niet kende. Zij kon direct de juiste map uit de kast ‘plukken’.

Is de achtergrondfoto op jouw bureaublad goed zichtbaar?

Kijk welke soort mappen je nodig hebt, welke inhoud hoort waar? Wat zijn de werkzaamheden en wat zijn dus de belangrijkste categorieën die over mogen blijven?

Zelf werk ik ook met maar vijf mappen:

  1. ‘Werkdatblijftliggen’ (gehele bedrijfsadministratie en inrichting)
  2. Opdrachtgevers (klanten met bijbehorende werkzaamheden)
  3. Documenten (opdrachtovereenkomsten, algemene voorwaarden, templates en CV)
  4. Marketing (sociaal media inclusief blogs, netwerken en adverteren)
  5. Trainingen en info (zoals tips en studiemateriaal)

Ik liet dit tevens aan mijn gesprekspartner zien en beloofde hem dat hij weer ruimte in zijn agenda en hoofd zou krijgen als hij dit ook zou doen. En weer druk kon zijn met de juiste dingen. Niet langer zijn kostbare tijd verdoen met zoeken in de chaos. Hij was overtuigd. Ik ondersteunde hem in zijn traject om structuur aan te brengen. “Wat een prettig begin van mijn werkdag iedere dag weer, Paula!” liet hij mij na een paar weken weten. Voor mij de normaalste zaak van de wereld om zo te werken en hij was ontzettend blij met zijn opgeruimde bureaublad. We hebben afgesproken dat ik over een half jaar nog een keer de bergtoppen op zijn laptop mag komen bewonderen 😉

Werk jij al met vijf mappen?

Nee? Begin dan vandaag nog. Vind je het lastig om structuur aan te brengen? Wil jij ook een clean desktop policy en zo direct het document vinden waar je naar op zoek bent?

Neem dan eens contact met me op. Het zal ook jou verbazen hoeveel lucht en ruimte het je brengt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Lees ook mijn andere blogs