3 slimme tools voor ondernemers in de groei

Als ondernemer zet je graag jouw expertise in voor je klanten. Naast je expertise waarmee je jouw boterham verdient, moet je van veel meer markten thuis zijn. Hoe blijf je snel en slim ondernemen?

Mijn eerste klant stuurde mij letterlijk dit verzoekje via LinkedIn: ‘Hallo, ik heb ondersteuning nodig, bent u beschikbaar?’ Hoe gaaf zou het zijn als – direct na je KVK-inschrijving – de telefoon gaat en de klant zegt ‘Ik zie dat jij je hebt ingeschreven, ik wil graag van jouw diensten gebruik maken.’ Helaas, dat was een eenmalige ervaring. Een klantenkring opbouwen is hard werken. Netwerken is net werken toch?

Naast het vinden van klanten ligt er veel meer op je ondernemersbordje. En je hebt niet overal verstand van. Sommige dingen vind je leuk om zelf te doen. Zo zette ik destijds zelf mijn financiële administratie op omdat ik het leuk vond om zelf te sleutelen aan een spreadsheet en meer inzicht te krijgen in de materie. Maar als je groeit als ondernemer heb je toch al snel een expert nodig. Wat je zelf niet kunt of niet leuk vindt, kun je uitbesteden. Daarnaast zijn er handige tools, die jou helpen met groeien, omdat ze ondernemen slimmer en makkelijker maken.

Daarom 3 handige tools die jou helpen te groeien als ondernemer:

  1. Je factuur in 30 seconden opgesteld en verstuurd

Een financiële administratie is vrij simpel in het begin. Wie is er niet met een rechttoe rechtaan urenspreadsheetje begonnen? Die gebruik ik zelf vandaag de dag nog steeds in, zij het veel uitgebreider. Mijn facturatie deed ik lang via Excel. Dit jaar ben ik overgestapt naar FactuurSturen.nl Aangezien ik vind dat het ideaal werkt, wil ik het jou niet onthouden. Je factuur gaat namelijk letterlijk in 30 seconden de deur uit.

+ Naast dat het supersnel werkt;

+ Is het erg gebruikersvriendelijk; en

+ Behoren rekenfouten en fouten in de nummering tot het verleden.

+ De facturen zijn in je eigen huisstijl;

+ En je kunt instellen dat er automatisch een kopie naar je accountant wordt gestuurd.

+ Je hebt met één druk op de knop een overzicht van je financiële situatie; en

+ Je Btw-aangifte is ook gelijk gereed.

+ En wat ik zelf erg belangrijk vind – en waar ook voornamelijk de tijdsbesparing zit – is dat je de facturen direct vanuit de applicatie vanaf je eigen emailadres kunt versturen. Je hoeft deze dus niet eerst als pdf op te slaan.

+ Kosten: € 0,50 per document met een maximum van € 15 per maand. (Gemiddeld betalen ondernemers € 6,50 per maand.)

– Het is alleen geen volledig boekhoudpakket, dus je hebt voor het opstellen van de jaarrekening nog wel een accountant nodig.

Met deze applicatie blijft dit werk in ieder geval niet liggen 😉 Hallo tijdsbesparing!

2. Vergeet je wachtwoorden dankzij een wachtwoordmanager

Je hoofd leegmaken is belangrijk voor een ondernemer. Het onthouden van je wachtwoorden neemt ongemerkt veel ruimte in beslag. Een en hetzelfde wachtwoord gebruiken is ronduit gevaarlijk. Denk aan recente grote cyberaanvallen. Laat je jouw browser daarom jouw wachtwoorden onthouden? Dat maakt hackers blij, want zodra ze jouw pc overnemen, vult je browser jouw wachtwoorden zelf in of aan voor hen. Veel ondernemers verzinnen zelf iedere keer logische wachtwoorden. En onthouden ze…

Dat hoeft niet meer! Vergeet je wachtwoorden! Het is veel handiger om een systeem als 1Password te gebruiken. Je bedenkt en onthoudt één hoofdwachtwoord en voor alle overige online diensten kun je een sterk wachtwoord laten genereren en veilig opslaan in jouw digitale kluis. Op te roepen op alle devices die je gebruikt. Een abonnement komt op € 2,67 per maand.

Altijd sterke wachtwoorden en meer ruimte in je hoofd voor het echte ondernemen.

3. Slimmer en sneller met teksten

Schrijf je vaak standaard teksten of mailregels? Dan is TekstExpander echt iets voor jou. Je kunt met deze tool ‘snippets’ (stukjes voorgeprogrammeerde tekst) opslaan. Een aanrader om veelgebruikte teksten niet steeds opnieuw te schrijven. Zie het maar als bouwstenen waar je lange en korte stukken razendsnel mee opbouwt. Maandelijks krijg je een rapport van je activiteiten. Zo gebruikte ik in de afgelopen maand 440 snippets en heb daarmee ruim 4,5 uur tijd bespaard! Deze tool kost je € 3 per maand.

Alleen al met deze tool heb ik in 1 maand ruim 0,5 dag tijd bespaard!

Voor de Mac-gebruikers onder ons die graag nog een stap verder gaan, is Keyboard Maestro dé app waarmee je veel tijd kunt besparen. Zo switch je bijvoorbeeld razendsnel tussen veelgebruikte folders, websites of applicaties die je door middel van een toetscombinatie oproept.

Wil je weten hoe je makkelijkersneller en leuker met je Mac kunt werken? Dan raad ik je aan eens een online training bij Mike van Slmmr te volgen. Hij leert je tovertypen, tovertoetsen en toverspreuken via tools die je echt heel veel tijd besparen.

Werk je in of aan jouw bedrijf?

Je tijd als ondernemer is kostbaar. Wat doe je zelf en wat niet? En hoe werk je slimmer en sneller zodat je onderneming groeit? En je zelf ook nog wat vrije tijd overhoudt?

Dingen die je zelf doet, doe die makkelijker. Laat systemen voor je werken zodat jij bezig kunt zijn met jouw expertise. Vind je het lastig om dit te organiseren en structuren? Dan kan ik je vast helpen met een goede structuur en handige tools. Mijn aanpak is hierin simpel:

1.    Inventariseren

2.    Adviseren

3.    Inrichten

4.    Eventueel uitvoeren

Overdrijf niet, als starter kom je met Excel een heel eind. Kies wel op tijd voor een slim alternatief, want als je groeit ben je ongemerkt steeds drukker. Ben je dus druk met de juiste dingen?

Nog een extra tip; vorige keer had ik het over je clean desktop policy. Misschien is dat een goed begin voor je?

Heb je aanvullingen of ervaring met andere tools, laat het hier gerust weten.

Zo blijft er voor slimme ondernemers steeds minder werk liggen! 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Lees ook mijn andere blogs